Aide pour MyGym - Glossaire et concepts

Glossaire

Application web / Plateforme web

Il s’agit d’une application que l’on manipule à l’aide d’un navigateur web, comme pour un site Internet classique. Vous et vos membres n’avez besoin de rien d’autre qu’un accès internet pour y accéder n’importe où et en tout temps. Cela fonctionne sur votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone.

Éditer

Dans le contexte informatique, éditer signifie modifier. On peut éditer un événement, un membre, une notification (modifier son message ou ses options de distribution), les étiquettes, etc.

Notification

Notification est le terme générique pour désigner un message doté d’un titre et d’options de distribution. Les options de distribution comprennent les filtres qui permettent de désigner les destinataires du message (qui peut le voir sur la plateforme et le recevoir par courriel) ainsi que les paramètres d’envoi (courriel individuel à chaque destinataire ou envoi groupé d’un seul courriel à tous les destinataires).

Événement

Il s’agit d’une activité ou manifestation - organisée par vous ou des tiers - à laquelle tout ou partie de vos membres peuvent participer.

Type d’événement

Chaque événement est caractérisé par un type : concours, entraînement, production, etc. Chaque type d’événement fournit un cadre pour la saisie des informations y relatives, qui conditionne certaines actions possibles. Chaque type d’événement donne une liste des rôles des membres qui sont concernés, respectivement qui peuvent s’y inscrire.

Étiquette

Les étiquettes permettent de classer les membres et les événements par points communs - chacun représenté par une étiquette distincte - sans organisation hiérarchique. Cela permet d’avoir en parallèle autant de classifications que souhaitées. On peut utiliser des étiquettes pour identifier le ou les groupes du club fréquenté par un membre. On peut également s’en servir pour identifier des disciplines que l’on veut assigner à des compétitions et membres.

Utilisateur

Un utilisateur est une personne authentifiée sur le site web de l’application MyGym. L’authentification se fait avec un nom d’utilisateur et un mot de passe (login). Un utilisateur n’est pas forcément membre du groupe (p. ex. secrétaire, caissier) ou du club (p. ex. personne externe qui administre la partie informatique de l’application MyGym) que vous gérez.

Membre

Un membre est une personne qui fait - en principe - partie de votre groupe ou club. Un membre est une personne à qui vous pouvez envoyer des messages via MyGym et/ou qui peut accéder à vos documents partagés, agenda, etc. A chaque membre correspond exactement un utilisateur. Chaque membre peut se connecter au site MyGym avec son login.

Rôle de membre

Chaque membre possède un ou plusieurs rôles dans votre groupe/club. Il y a une relation de subordination implicite entre certains rôles. Ainsi, certains rôles donnent accès à quelques fonctionnalités qui ne sont pas accessibles à tous les membres. Chaque type d’événement s’adresse à une certaine liste de rôles (un moniteur peut s’inscrire à un cours pour moniteur, mais pas un gymnaste).

Formulaire

Un formulaire est une zone d’une page web qui vous permet d’effecuer des modifications sur votre plateforme. Dans le cas le plus simple, il s’agit d’un simple bouton d’action à cliquer (p. ex. Supprimer). Dans les cas plus complexes, le formulaire se compose d’un ou plusieurs champs de saisie pour décrire du contenu à ajouter ou modifier.

Privilèges / permissions / droits d’administration / droits d’accès

Certains utilisateurs de la plateforme, qu’ils soient membres ou non de votre club, ont des privilèges particuliers. Ces privilèges (ou droits d’administration) permettent à ces utilisateurs d’accomplir diverses tâches d’administration sur la plateforme en leur donnant accès à diverses fonctionnalités inaccessibles aux utilisateurs lambda : ajout de membres, ajout d’événements, création de notifications, envoi de messages par courriel aux membres, etc.

Mise à jour de la plateforme

Pour intégrer les nouvelles fonctionnalités, les corrections de bogues et des correctifs pour la sécurité, votre plateforme est régulièrement mise à jour (généralement toutes les 1 - 6 semaines).

Lecture seule

La lecture seule indique qu’un objet peut uniquement être consulté et pas modifié. Votre plateforme MyGym passe en mode lecture seule pendant les mises à jour planifiées ou lorsque votre abonnement est échu.

Collaboration en ligne

Grace à la possibilité d’accès commun et simultané par tous les membres à votre plateforme, il est facile de collaborer. Par exemple, vous pouvez commencer à écrire un message à vos membres depuis votre tablette en prenant votre café, votre collègue du comité peut le compléter sur son ordinateur portable dans le train dans l’après-midi, puis, une fois terminé, vous pourrez l’envoyer avec votre smartphone dans la soirée !

Avec une gestion en ligne, on centralise l’information, mais on distribue les possibilités d’édition pour faciliter la collaboration.

Si la plupart des formulaires proposent un bouton pour enregistrer leur contenu et/ou valider une action sur la plateforme, il n’existe pas de bouton pour annuler une action qui a été validée ! Il faut toujours garder à l’esprit que pendant que vous travaillez sur MyGym, d’autres y travaillent peut-être aussi. Comme tout est interdépendant, annuler une de vos actions pourrait impacter ce que les autres font en parallèle de vous.

Accès au site MyGym : utilisateurs, membres et public

Votre plateforme MyGym peut être accédée par de simples utilisateurs de l’application, par les utilisateurs qui sont membres de votre groupe ou club et, si vous le souhaitez, par le public.

Le public, ce sont les internautes non authentifiés qui consultent anonymement votre site MyGym. L’accès au public est toujours limité aux informations suivantes :

  • agenda des événements publics
  • vos documents partagés publiquement
  • l’aide en ligne
  • la page de connexion pour s’authentifier sur la plateforme

Dès qu’une personne se connecte à la plateforme avec son nom d’utilisateur et son mot de passe, elle est authentifiée et elle peut consulter les informations qui sont inaccessibles au public. Chaque utilisateur, en fonction de ses rôles au sein du club et de ses éventuels droits d’administration a accès à différents éléments sur le site (voir aussi les permissions d’accès des utilisateurs).

Tous les courriels envoyés par l’application peuvent contenir des liens vers votre plateforme, par exemple pour s’inscrire à une activité. Pour faciliter la vie des membres, ces liens sont généralement des liens personnalisés et signés numériquement. Ces liens connectent automatiquement le membre qui clique dessus à la plateforme. Ainsi il n’a pas besoin de saisir son nom d’utilisateur et son mot de passe. Ces liens ont une durée de vie limitée par mesure de sécurité.

Notification

L’utilisation de MyGym simplifie les échanges d’informations grâce à un système de notifications. Une notification contient un message que vous postez sur votre plateforme MyGym. Ce message peut ensuite être facilement transmis par courriel à certains de vos membres sans avoir à taper une seule adresse électronique.

Destinataires

Il s’agit des membres qui correspondent aux filtres de distribution associés à une notification. Les destinataires sont nécessairement des membres (on ne peut pas envoyer une notification à un simple utilisateur).

Il est possible d’envoyer des notifications à des membres spécifiques sans passer par les filtres proposés. Même dans ce cas, les destinataires demeurent les membres qui correspondent aux filtres, c’est-à-dire que les membres ajoutés manuellement ne deviennent pas des destinataires « officiels » de la notification.

Rôles des membres

Chaque membre possède un ou plusieurs rôles dans votre groupe/club. Un membre possède toujours au moins un rôle. Les rôles disponibles sont les suivants :

  • gymnaste : Une personne qui pratique le sport dans votre club.
  • moniteur : Une personne qui entraîne vos sportifs. Il existe un lien de subordination entre ce rôle et celui des athlètes.
  • juge : Une personne qui peut officier en tant que juge ou arbitre lors de compétitions.
  • administrateur : Une personne qui gère votre club. Il existe un lien de subordination entre ce rôle et les autres rôles.
  • passif : Une personne qui n'est pas un membre actif de votre club. Il peut s'agir d'un membre passif, honoraire, etc.
  • externe : Une personne qui est externe à votre club. Les membres externes ne peuvent voir ni la liste de vos membres, ni la liste des inscriptions à des événements, à moins qu'ils aient un autre rôle. Il peut s'agir d'un athlète d'un autre club avec lequel vous collaborez ou d'un entraîneur que vous avez temporairement engagé. Il peut s'agir de n'importe quelle personne à qui vous devez pouvoir envoyer des messages via MyGym et/ou qui doit pouvoir accéder à vos documents partagés, agenda, etc., indépendamment de son implication effective dans votre club et sans nécessairement avoir accès aux informations concernant vos membres.

Il y a une relation de subordination implicite entre certains rôles. Ainsi, certains rôles donnent accès à quelques fonctionnalités qui ne sont pas accessibles à tous les membres. Par exemple, un moniteur peut inscrire un gymnaste à un événement, mais pas le contraire.

Les rôles des membres sont notamment utilisés pour filtrer les destinataires lors de l’envoi de notifications.

Les rôles permettent également de distinguer les inscriptions à un événement. Il est ainsi possible de s’inscrire plusieurs fois au même événement avec des rôles distincts (on peut éventuellement être moniteur et gymnaste à un concours). Les formulaires d’inscription en ligne peuvent également être personnalisés en fonction du rôle du membre qui les remplit : avec le même formulaire d’inscription à un concours, vous pouvez demander à la fois le brevet d’un juge et la catégorie d’un gymnaste.

Les événements, en fonction de leur type (concours, entraînement, production, etc.), s’adressent à des rôles de membre précis. Les membres ne verront dans leur agenda que les événements pour les rôles qu’ils possèdent.

Étiquettes des membres

Lorsque des étiquettes ont été configurées dans l’application, elles peuvent être optionnellement associées à chaque membre.

Les étiquettes associées aux membres sont utilisées pour filtrer les destinataires lors de l’envoi de notifications ou identifier les événements et documents qui les concernent. Dans le cas particulier où un membre ne possède aucune étiquette (information non donnée), il ne sera concerné que par les événements, documents et notifications qui n’ont aucune étiquette.

Événement

Un événement représente une manifestation ou activité à laquelle vos membres peuvent prendre part.

Chaque événement couvre une période de temps définie. Il est possible de créer des événements qui se recoupent dans le temps, à condition qu’ils aient des noms distincts.

Type d’événement

Chaque événement est caractérisé par un type : concours, entraînement, production, etc. La navigation dans les événements sur le site MyGym est structurée autour des différents types d’événement.

Chaque type d’événement définit les rôles des membres qui sont concernés par les événements de ce type ainsi que qui peuvent s'y inscrire.

Le type de l’événement définit si l’événement fait une distinction entre les rôles des membres lors des inscriptions. Par exemple, les séances administratives ne distinguent pas les rôles des participants (administrateurs ou moniteurs), alors que les concours distinguent les inscriptions des juges, des moniteurs et des gymnastes. Les types d’événements qui ne distinguent pas les rôles des membres utilisent le terme de membre comme rôle générique.

Finalement, le type d’événement détermine si les plages horaires sont prises en charge ou non. Par exemple, un cours pour moniteurs ne prend pas en charge les plages horaires, car il n’est a priori pas possible de choisir son horaire à la carte.

Type public oui/non

Chaque type d’événements a une option Est public. Lorsque l’option est activée, tous les événements de ce type seront affichés dans l’agenda public (agenda accessible aux non-membres). De plus, tous les événements publics s’affichent automatiquement dans les agendas de tous les membres.

Il est possible de ne rendre aucun type d’événement public. Cela implique que l’agenda accessible au public sera vide.

Type actif oui/non

Afin de ne pas complexifier inutilement la navigation, il est possible de désactiver certains types d’événement.

Par exemple, si votre club ne participe à aucune production et que vous n’organisez ou ne participez à aucun camp avec vos athlètes, vous pouvez désactiver l’option Est actif de ces deux types d’événement. Le contenu de la page des événements sera réduit en conséquence.

Si vous modifiez a fortiori cette option alors que des événements existaient déjà, ils seront masqués partout dans l’application, y compris dans l’agenda. Ils ne sont pas perdus, simplement indisponibles tant que le type d’événement concerné est inactif.

Agenda

Chaque événement s’affiche dans l’agenda des membres. Seuls les événements dont le type est public, ou qui concernent l’un des rôles et l’une des étiquettes (si spécifiées) du membre sont affichées dans son agenda.

Les événements sont affichés dans l’agenda de chaque membre indépendamment de son inscription à celui-ci.

Les administrateurs de l’application MyGym voient tous les événements, sans aucune filtre. Ils voient donc des événements qui ne les concernent pas directement.

Statut

Il arrive que la tenue d’un événement dépende de facteurs externes tels que le nombre de participants ou la météo. Dans ce cas, pour signaler l’événement à vos membres afin qu’ils réservent la date tout en signalant que la date n’est pas certaine, il est possible d’indiquer que l’événement doit encore être confirmé.

Parfois il s’avère nécessaire d’annuler un événement. Pour ne pas semer le trouble, il est préférable de l’annuler plutôt que de l’effacer. Ainsi les informations concernant cet événement restent disponibles sur le site à titre informatif, tout en indiquant clairement que l’événement est annulé. Les événements annulés disparaissent des flux d’agenda fournis par MyGym (liens iCalendar).

Étiquettes

Lorsque des étiquettes ont été configurées dans l’application, elles peuvent être optionnellement associées à chaque événement. Le cas échéant, cela permettra de filtrer les membres concernés. Sinon, l’événement concernera tous les membres quelles ques soient leurs étiquettes.

Inscription

MyGym permet de collecter facilement des inscriptions à un événement donné.

Les inscriptions peuvent être positives ou négatives. Ainsi, vous collectez aussi les réponses des gens que ne peuvent/veulent pas participer à une activité. Pour distinguer les deux notions, dans MyGym on utilise les termes suivants :

  • inscrit(s) : personne(s) ayant répondu positivement dans son inscription

  • non-participant(s) : personne(s) ayant répondu négativement dans son inscription

  • inscriptions : généralement le nombre de personnes qui ont répondu positivement dans leur inscription

  • nombre de réponses : total des personnes ayant répondu positivement ou négativement dans leur inscription

Administrateur de l’application

Les administrateurs de votre plateforme MyGym sont les utilisateurs possédant des privilèges (ou droits) d’administration qui permettent éventuellement :

  • d’accéder à la console d’administration du site

  • de consulter certaines informations inaccessibles à la plupart des utilisateurs

  • de modifier du contenu sur le site MyGym

  • d’ajouter du contenu sur le site MyGym

  • de supprimer du contenu du site MyGym

Il est possible de définir deux styles d'administrateurs : des administrateurs généraux (que l'on nomme administrateurs MyGym) et des administrateurs par thème.

Les administrateurs généraux ou administrateurs MyGym se déclinent en deux variantes : les administrateurs MyGym complets et les administrateurs MyGym restreints. Ces administrateurs ont des privilèges généraux sur l'ensemble de la plateforme.

Les administrateurs par thème se déclinent dans les variantes suivantes : les administrateurs de membres, d'événements, de notifications et de documents. Ces administrateurs ont des privilèges qui se limitent à la thématique qu'ils doivent gérer.

Généralement au moins un utilisateur de chaque club est un administrateur MyGym complet et quelques autres sont des administrateurs MyGym restreints ou des administrateurs pour un sujet particulier.

Il est recommandé d’avoir un minimum d’administrateurs. Il faut trouver l'équilibre pour une collaboration efficace qui vous permette de déléguer les tâches sans générer des problèmes de double saisie. Si vous autorisez trop de personnes à créer des événements ou enregistrer des nouveaux membres, vous risquez d’avoir des problèmes de communication et donc des doublons, etc.

Les utilisateurs qui sont administrateurs de la plateforme ne sont pas forcément des membres ayant le rôle d’administrateur (responsable) au sein de leur club. En fait, il n’est même pas nécessaire d’être un membre pour être un administrateur de l’application ! Le fait que les droits d’administration sur votre site MyGym puissent être dissociés des rôles des membres au sein de votre cub permet de déléguer la gestion de MyGym à n’importe quel membre, voire à une personne externe au club.

La section Droits d'accès des utilisateurs donne des indications sur les droits des différents utilisateurs.

Administrateur MyGym restreint

Les droits associés à un administrateur MyGym restreint permettent essentiellement de consulter tout le contenu de votre plateforme MyGym. La plupart des informations inaccessibles à la majorité des utilisateurs peuvent être consultées par un administrateur MyGym restreint. Il voit par exemple tous les messages et tous les événements dans son agenda, même ceux qui ne le concernent pas. Il voit aussi les coordonnées détaillées des membres.

La seule chose que ce type d'administrateur peut modifier sur la plateforme, ce sont les notifications. Il peut en effet créer et envoyer des notifications. Ses autres prérogatives se limitent à la consultation.

Ce type d'administrateur convient pour des membres du comité qui ne s'impliquent pas directement dans la gestion de votre plateforme en ligne.

Administrateur MyGym complet

Les droits associés à un administrateur MyGym complet permettent de gérer intégralement le contenu du site MyGym. Un administrateur complet peut tout consulter, modifier, ajouter et (presque) tout supprimer.

Utilisez ce type d'administrateur avec retenue
Au sein d'un club, il faut limiter les administrateurs MyGym complets à un petit nombre de personnes de confiance. L'une des rares raisons pour avoir plusieurs administrateurs de ce type dans un club, c'est de permettre d’avoir un remplaçant en cas d’indisponibilité.

Administrateur de membres

Un administrateur de membres a l’essentiel des droits requis pour gérer les membres. Un tel administrateur peut éventuellement être un simple utilisateur de la plateforme MyGym sans être un membre du club.

La seule restriction imposée aux administrateurs de membres est l’impossibilité de modifier les privilèges accordés aux membres et utilisateurs (y c. lui-même). Cette restriction inclut le fait de ne pas pouvoir créer des membres du secrétariat. Ces limitations sont indispensables pour éviter qu’un administrateur de membres puissent se donner des permissions supplémentaires.

Administrateur de notifications

Un administrateur de notifications a tous les droits requis pour gérer n’importe quelle notification. Un tel administrateur peut éventuellement être un simple utilisateur de la plateforme MyGym sans être un membre du club.

Les permissions accordées à ce type d’administrateur portent sur toutes les notifications. En particulier, un tel administrateur pout éditer les notifications créées par d’autres utilisateurs.

Administrateur d’événements

Un administrateur d’événements a tous les droits requis pour gérer n’importe quel événement. Un tel administrateur peut éventuellement être un simple utilisateur de la plateforme MyGym sans être un membre du club.

Les permissions accordées à ce type d’administrateur portent sur tous les événements. En particulier, un tel administrateur pout éditer les événements créés par d’autres utilisateurs. De même il peut créer et éditer des événements qui ne concernent ni son rôle dans le club ni les étiquettes qui lui sont assignées.

Les administrateurs d’événements ont d’office tous les privilèges accordés aux administrateurs de notifications.

Administrateur de documents

Un administrateur de documents a des droits pour mettre en ligne des documents et gérer ceux-ci. Un tel administrateur peut éventuellement être un simple utilisateur de la plateforme MyGym sans être un membre du club.

En nommant un administrateur de documents, vous pouvez permettre à quelques-uns de vos membres ou fans de votre club de téléverser des documents, vidéos, photos sur votre site MyGym sans qu’ils puissent interférer avec le reste de l’administration de la plateforme.

Les administrateurs de documents ne peuvent gérer que leurs propres documents. C’est à dire qu’il peuvent toujours ajouter des documents, mais ils ne peuvent modifier ou supprimer que les documents qu’ils ont eux-mêmes mis en ligne. Seul un administrateur complet de la plateforme peut modifier ou supprimer les documents mis en ligne par un autre utilisateur.

Document et révisions

Un document représente un jeu de différentes révisions d’un fichier mis en ligne sur la plateforme MyGym. Le document fournit un nom et peut donner une description détaillée pour toutes les révisions (un fichier par révision) qu'il contient. Chaque document a un propriétaire (l’utilisateur qui l’a mis en ligne) et est classé dans un dossier. Un document peut avoir des filtres d’accès pour définir qui peut le consulter (i.e. le télécharger). Un document peut être masqué pour les utilisateurs du site.

La notion de révision permet de gérer sous le même nom et la même description plusieurs versions du même document. Un document a toujours au moins une révision, mais peut en avoir autant que souhaitée. Chaque révision accepte un libellé qui complète la description globale du document.

Par exemple, pour tenir compte du fait qu’il y a quelques permutations de gymnastes dans une production, vous pouvez avoir une première révision d’un document pour le programme d’une production à une date donnée et une deuxième révision pour programme modifié de la même production à une date ultérieure. Un autre cas d’emploi des révisions pourrait être de mettre en ligne plusieurs fois la vidéo d’un même spectacle dans des résolutions différentes (haute qualité, faible qualité), avec le nom du spectacle comme nom de document et une révision par fichier vidéo mise en ligne.

Les révision vous permettent à la fois de factoriser la gestion des documents - on écrit une seule fois certaines informations: dossier, nom, description, filtres d’accès - et de conserver l’historique des modifications sur un document.