Aide pour MyGym - Guide de démarrage

Introduction

Vous êtes le tout nouvel administrateur d’une plateforme MyGym fraîchement mise en ligne, vous avez parcouru le glossaire de l’aide en ligne, vous avez enregistré l’ensemble de vos membres sur la plateforme et vous vous demandez quoi faire ensuite ? Cette série de petits guides vous donne quelques conseils pour démarrer rapidement et appréhender la philosophie qui a guidé le développement de MyGym.

Deux points de vue pour consulter le contenu du site

La plateforme est accessible sous deux points de vue distincts : la partie frontale et la partie administration.

La partie frontale, c’est le site Internet que tous vos membres voient. C’est ce que consulte les utilisateurs du site.

La partie administration, aussi nommée « backend » ou interface d’administration, est réservée aux « administrateurs » de la plateforme MyGym. Elle est accessible via le bouton Admin que l’on trouve en haut de chaque page du site. Le backend, présente de façon assez brute les données qui alimentent votre site web. Vous avez ici une vue partielle de la base de données qui permet de gérer votre plateforme MyGym.

Les manipulations courantes de création ou modification de contenu sont en principe directement accessibles via la partie frontale. En revanche, certaines manipulations plus rares ne sont accessibles que par la partie administrative. Ceci pour ne pas polluer inutilement les menus de la partie frontale. Par exemple, la création d’une compétition se fait généralement via la partie frontale, alors que changer le rôle d’un membre de gymnaste en moniteur n’est accessible que par l’interface d’administration. D’une façon générale, si vous devez supprimer quelque chose, vous devrez recourir à l’interface d’administration.

La partie frontale étant conçue pour des utilisateurs ne connaissant rien aux arcanes de l’administration de la plateforme MyGym, elle encadre mieux les activités de saisie et modification de contenu. Pour cette raison, il est recommandé de vous servir tant que possible de la partie frontale pour administrer le contenu de votre site.

Mise en garde concernant l’usage de l’interface d’administration

L’interface d’administration vous donne plus de libertés en vous confiant plus de responsabilités. Cela implique qu’elle peut même vous permettre de supprimer des données potentiellement importantes ! Attention, il est rare de vouloir détruire des choses, ceci afin de préserver l'historique de vos données. Par exemple :

  • on désactive les membres au lieu de les supprimer quand ils démissionnent : ainsi on conserve l’historique des inscriptions aux événement passés
  • on masque les étiquettes qui ne sont plus utiles : ainsi les événements, notifications, membres, etc. qui utilisent ces étiquettes restent intacts

N’utilisez la partie administrative que si c’est indispensable, c’est à dire lorsque la partie frontale ne fournit pas d’outil pour modifier vos données.

Les boutons dans la partie frontale on deux couleurs distinctes : et . Ces couleur permettent de distinguer ce que voient les utilisateurs du site sans aucun droit d’administration de ce que voit un administrateur de la plateforme. Ainsi, chaque bouton de couleur permet de réaliser, via la partie frontale, une action qui requiert en fait certains privilèges d’administration.

Configurer votre site MyGym

Le comportement de l’application MyGym peut être modifié avec diverses options. Les sections suivantes donnent des indications sur les principales possibilités de personnalisation de votre plateforme.

Ces personnalisations peuvent intervenir en tout temps. Vous pouvez ainsi commencer avec le strict minimum qui vous semble utile, puis élargir les types d’événement, les étiquettes et les administrateurs au fil du temps.

Partie 1 – Configurer les rôles de vos membres

Dans MyGym chaque membre de votre club possède un ou plusieurs rôles. Les libellés originaux des différents rôles gérés par MyGym peuvent être personnalisés pour s'adapter à votre sport. Par exemple, si vous administrez un club de football, vous voudrez probablement renommer le rôle de gymnaste en joueur, le rôle de moniteur en entraîneur ou encore le rôle de juge en arbitre.

Pour ajuster les libellés des rôles des membres pour votre plateforme, rendez-vous dans la partie administrative, plus précisément dans la liste des rôles de membre. A partir de cette liste vous pouvez ajuster le libellé de chacun des rôles géré par MyGym.

Il n'est pas possible de créer des nouveaux rôles. Pour classifier les membres selon des critères variables, vous devez utiliser des étiquettes.

Partie 2 – Configurer la gestion des événements

Chaque événement inscrit dans MyGym est caractérisé par un type : concours, entraînement, production, etc. La navigation dans les événements sur le site MyGym est structurée autour des différents types d’événement.

L’édition des propriétés de chaque type d’événement se fait via la partie administrative du site MyGym.

Chaque type d’événement définit les rôles des membres qui sont concernés par les événements de ce type. De la même manière, chaque type d’événement indique les rôles des membres qui peuvent s’inscrire aux événements qui y sont associés.

Par défaut tous les types d’événement acceptent des inscriptions pour au moins un rôle. Toutefois, il est possible de désactiver complètement ou partiellement les inscriptions pour chaque type d’événement. Vous pouvez par exemple désactiver complètement les inscriptions pour les séances. Vous pouvez également autoriser l’inscription des moniteurs aux entraînements, mais refuser l’inscription des gymnastes. Cela permet de faire facilement le planning des présences des moniteurs sans imposer l’inscription explicite de chaque gymnaste à chaque entraînement. Il faut donc adapter la configuration à votre manière de travailler.

Chaque type d’événements a une option Est public. Lorsque l’option est activée, tous les événements de ce type seront affichés dans l’agenda public (agenda accessible aux non-membres). De plus, tous les événements publics s’affichent automatiquement dans les agendas de tous les membres.

Il est possible de ne rendre aucun type d’événement public. Cela implique que l’agenda accessible au public sera vide.

Afin de ne pas complexifier inutilement la navigation, il est possible de désactiver certains types d’événement.

Par exemple, si votre club ne participe à aucune production et que vous n’organisez ou ne participez à aucun camp avec vos athlètes, vous pouvez désactiver l’option Est actif de ces deux types d’événement. Le contenu de la page des événements sera réduit en conséquence.

Si vous modifiez a fortiori cette option alors que des événements existaient déjà, ils seront masqués partout dans l’application, y compris dans l’agenda. Ils ne sont pas perdus, simplement indisponibles tant que le type d’événement concerné est inactif.

Partie 3 - Ajouter des étiquettes

Des étiquettes peuvent être associées à chaque membre et chaque événement. Ces étiquettes sont optionnelles tant pour les membres que pour les événements. Les étiquettes sont très utiles pour gérer séparément plusieurs groupes de votre société avec une seule plateforme MyGym. Par exemple, des étiquettes « agrès » et « gym dames » associées à vos événements et membres permettent de distinguer quels événements concernent quels membres si vous avez un groupe de gymnastique aux agrès et un autre groupe de gymnastique et danse.

Les étiquettes associées aux membres sont utilisées pour filtrer les destinataires lors de l’envoi de notifications ou identifier les événements et documents qui les concernent. Dans le cas particulier où un membre ne possède aucune étiquette (information non donnée), il ne sera concerné que par les événements, documents et notifications qui n'ont aucune étiquette.

Les étiquettes associées à un événement permettent de filtrer les membres concernés par celui-ci. Sans étiquette, l’événement concernera tous les membres quelques soient leurs étiquettes respectives.

Une étiquette est essentiellement un libellé qui vous permet de filtrer les membres concernés par un événement ou les destinataires pour un message. Chaque étiquette peut faire partie d’un groupe, mais il n’est pas possible de créer une hiérarchie de ces différents libellés au-delà de cette notion de groupe. En d’autres termes, ils sont tous indépendants, il n’y en a pas un qui peut en impliquer plusieurs autres. Par exemple, si vous créez les libellés : «A» « B » et « A ou B », le libellé « A ou B » ne permettra de filtrer que les membres qui ont exactement ce libellé « A ou B », et non ceux qui ont le libellé « A » ou le libellé « B ».

La création de nouvelles étiquettes se fait via la partie administrative du site MyGym.

Seules les étiquettes sans groupe, celles dont le groupe a au moins l'un des attributs pour classifier les membres ou pour classifier les biens peuvent être assignées à des membres.

L'option pour classifier les biens pour un groupe d'étiquettes indique si les étiquettes de ce groupe représentent des biens appartenant au club et mis à la disposition des membres ou inversement. Par exemple, cela pourrait être un t-shirt ou une veste du club fournie aux membres. Un autre exemple pourrait être un abonnement de transport permettant à certains membres de voyager gratuitement lorsqu'ils se rendent à des compétitions. Il peut également s'agir de matériel tel qu'un véhicule qu'un membre est prêt à prêter ou à louer au club. Les étiquettes des biens personnels sont répertoriées dans une section dédiée de chaque profil de membre. Les étiquettes de ce groupe sont également affichées dans un colone indépendante de la liste détaillée des membres. Cela permet de générer une forme simple d'inventaire via l'exportation de la liste de vos membres.

Seules les étiquettes sans groupe et celles dont le groupe a l’attribut pour classifier les membres peuvent être assignées à des événements.

Attention aux étiquettes de membre trop difficiles à maintenir

La maintenance des étiquettes des membres devrait être aussi aisée que possible. Pour cette raison, il faut faire attention à ne pas trop multiplier les étiquettes.

Les membres ne peuvent pas modifier leurs étiquettes, ce sont les administrateurs qui doivent s’en charger. Il vaut donc mieux éviter d’assigner des étiquettes qui varient trop souvent.

S’il est possible de créer autant de libellés que désiré, il vaut mieux limiter leur nombre si l’on ne veut pas passer son temps à éditer le champ étiquettes de chacun de ses membres. En effet, pour que ces libellés aient un sens et qu’ils vous soient utiles, il faut que chaque membre possède un jeu cohérent de ceux-ci. Cela étant dit, il y a les presque « incontournables » : les étiquettes des disciplines (ou groupes) au sein du club et les étiquettes des catégories au sein de chaque discipline. Il y a aussi les « pratiques » : par exemple une étiquette « nouveau gymnaste » ou « invité » pour garder la trace des membres qui sont en phase d’essai dans un groupe peut s’avérer utile.

Il est possible d’utiliser des étiquettes et des groupes d’étiquettes pour poser des questions aux membres lors de leur inscription à un événement. Voir la documentation y relative.

Afin de pouvoir conserver un jeu d’étiquettes à jour, sans être pollué avec des étiquettes que vous ne voulez plus servir, il est possible de cacher un groupe d’étiquettes. Cela permet de garder intactes vos données existantes (événements, membres, notifications, inscriptions) tout en ne montrant plus les groupes cachés et leurs étiquettes lors de la saisie de nouveaux événements, membres, notifications. Cette solution remplace la suppression pure et simple d’étiquettes, ce qui évite des catastrophes lorsque des centaines d’insciprions, membres ou encore anciens événements utilisent ces groupes d’étiquettes.

La suppression des étiquettes et groupes d'étiquettes est protégée

Pour éviter des pertes de données irréversibles ou des fuites de données involontaires, les groupes d'étiquettes ne sont pas supprimables. Il est juste possible de les masquer.

Pour les mêmes raisons, les étiquettes ne sont supprimables que lorsqu'elles ne sont absolument pas utilisées. Cela explique pourquoi vous pouvez rencontrer un message d'erreur lors d'une tentative de suppression.

Sans ces protections, le fait de supprimer une étiquette utilisée pourrait rendre visible à la plupart de vos membres une notification ou un document qui n'était concerné que par cette seule étiquette (plus de filtre sur l'étiquette). Autre exemple problématique, la suppression d'une étiquette qui identifie une réponse pour une inscription reviendrait à supprimer cette réponse de toutes les inscriptions passées qui s'en servaient.

Chaque groupe d’étiquette à un indicateur pour la classification des discipline. Cet indicateur est uniquement informatif, il permet de comptabiliser les disciplines ou groupes sportifs au sein de votre club. Il est envisagé dans le futur d’utiliser cet indicateur pour ajouter des fonctionnalités à votre plateforme MyGym.

Pour faciliter la gestion des indicateurs caché, est une option d’inscription, etc. des groupes d’étiquettes, il existe des outils dans l’interface d’administration des groupes d’étiquettes pour changer d’un seul coup l’un de ces indicateurs sur une sélection de groupes d’étiquettes :

Outil de gestion des options de visibilité des groupes d’étiquettes
Il est recommandé d’utiliser les étiquettes dans vos événements, notifications et documents

Dès lors que vous définissez des étiquettes, il est vivement recommandé d’utiliser ces étiquettes pour expliciter la discipline, les catégories, etc. de chaque événement et des destinataires pour chaque notification.

En effet, dès que vous souhaitez gérer plusieurs groupes au sein de votre club, vous avez besoin des étiquettes pour compartimenter les informations mises à disposition sur le site. Sans étiquette, tous les membres voient presque tous les événements, messages et documents (seul leur rôle filtre le contenu disponible). Par exemple, les gymnastes du groupe gym & danse voient les messages, l’agenda et les documents adressés à l’équipe de volley junior. S’il n’y a aucun secret dans ces informations, elles polluent inutilement l’information adressée aux membres.

Il peut y avoir des exceptions à cette recommandation, par exemple lors que vous convoquez l’assemblé générale annuelle de votre club. Dans ce cas les étiquettes ne vous aident pas car, par définition, tous les membres sont concernés. En fait, il suffirait d’oublier une étiquette pour commettre une erreur et oublier de convoquer une partie de l’assemblée. Il en va de même pour toute activité qui s’addresse globalement à tous les membres.

Si vous administrez un seul groupe ou une seule discipline avec votre plateforme MyGym, vous pouvez laisser de côté l’emploi des étiquettes.

Partie 4 - Désigner des administrateurs pour vous épauler

Dans MyGym vous pouvez déléguer certaines tâches administratives sur la plateforme web à plusieurs personnes. Cela se fait en octroyant un ou plusieurs privilèges d’administrateur aux personnes qui doivent vous épauler. Il est possible de donner des droits d'administration à des personnes qui ne sont pas formellement administratrices dans l’organigramme de votre club.

Pour donner ou retirer des droits d’administrateur à un membre il faut accéder à sa page de profil en utilisant la page des Membres et en cliquant sur l’identifiant du membre dans la première colonne (celle avec le libellé ID).

Une fois sur la page de profil du membre, il faut utiliser le bouton Assigner les privilègespour accéder à l’édition des privilèges du membre. À l'aide du formulaire qui s'affiche, vous pouvez choisir les privilèges que vous souhaitez accorder ou retirer à ce membre.

La section sur les administrateurs de l’application décrit les différents types d’administrateurs disponibles. La section Droits d'accès des utilisateurs donne des indications sur les droits des différents utilisateurs.

Vous pouvez vérifier en tout temps la liste de toutes les personnes ayant des droits d'administration sur votre plateforme via la liste des administrateurs de MyGym et secrétaires de votre club.

Il ne faut jamais partager un mot de passe personnel avec qui que ce soit, sous aucun prétexte. Aucune exception ! Si vous voulez déléguer des tâches, donner un rôle d’administrateur aux personnes concernées, ne leur donner pas votre login !

Il est recommandé d’avoir un minimum d’administrateurs. Il faut trouver l'équilibre pour une collaboration efficace qui vous permette de déléguer les tâches sans générer des problèmes de double saisie. Si vous autorisez trop de personnes à créer des événements ou enregistrer des nouveaux membres, vous risquez d’avoir des problèmes de communication et donc des doublons, etc.

Si un administrateur de la plateforme doit gérer les démissions et donc en être informé, il faut envisager de lui ajouter la fonction de secrétaire.

Annoncer la présence de MyGym

L’une des premières choses à faire après le déploiement de votre plateforme MyGym, c’est de prévenir vos membres que cette plateforme existe et que, dorénavant, toute la communication ou presque passera par celle-ci. En effet, si vous êtes convaincu qu’il vous faut un outil pour vous faciliter la vie, il faut encore informer les membres de votre club qu’il existe un tel outil. Mieux, il faut les sensibiliser au fait que diverses démarches administratives seront également simplifiées pour eux s’ils utilisent la plateforme MyGym.

Gérer vos messages

Partie 1 – Ajouter du contenu dynamique à vos messages

Partie 2 – Filtrer les destinataires pour vos messages

Partie 3 – Suivre les destinataires au fil du temps